Jak firma Sircle Collection zbudowała nowoczesną, skalowalną infrastrukturę, aby sprostać wyzwaniom operacyjnym

Sircle Collection was created by the award-winning, Amsterdam-based entrepreneur Liran Wizman and includes the lifestyle-driven brands Sir Hotels, Max Brown Hotels, and Park Centraal Hotels. Founded in 2011 Sircle Collection enjoyed expansion to its current portfolio of 13 properties.

“We are independent and this allows us to create truly magical offerings,” the group’s CEO Bram Van Der Hoek said. “We all love to work from scratch when it comes to new projects or brands. Various things attract us to a project, but usually, it’s an interesting city, neighborhood, or even building. We pull from the history, design, surrounding culture, and the energy of the people to make a project come alive.”

Providing exceptional hospitality had been a priority from the beginning. “Our leadership team is very passionate about making sure our guest experience is not only enjoyable from a product and design standpoint but every personal interaction creates a positive experience,” observed Wietse Bijzeit, Sircle Collection's Group Director of Technology and Business Solutions.

Wyzwania w zakresie wzrostu

Skupienie się na dostarczaniu zróżnicowanych doświadczeń przyniosło Sircle Collection uznanie zarówno ze strony mediów, jak i gości, ale jej operacje technologiczne stały się reaktywne i zaczęły ograniczać ambicje rozwoju firmy.

"Sircle Collection szukało kogoś, kto dalej rozwijałby strategiczną, całościową wizję tego, jak technologia może wspierać biznes i wzmacniać pozycję zarówno gości, jak i pracowników" - Wietse Bijzeit. To była okazja, która zmotywowała go do dołączenia do firmy, aby poprowadzić jej organizację technologiczną. 

"Wiedzieliśmy, że chcemy pracować ze wspaniałymi partnerami i wprowadzać innowacje wspólnie z nimi oraz z każdym działem w naszej firmie. Chcieliśmy ułatwić naszym pracownikom wykonywanie ich pracy - angażowanie się i obsługę gości - zamiast skupiać się na systemach. Musieliśmy zastanowić się, jakie procesy można ujednolicić we wszystkich naszych markach oraz zidentyfikować i usunąć punkty bólu zarówno dla naszych gości, jak i pracowników."

Poszukiwanie rozwiązania

Podróż do rozwiązania tych wyzwań rozpoczęła się od zdefiniowania przez Bijzeita i jego zespół pięciu podstawowych celów dla firmy:

• Modernizacja infrastruktury IT
• Przyszłościowy pakiet technologiczny
• Przekroczenie oczekiwań w zakresie prywatności i bezpieczeństwa
• Budowanie wysokowydajnych zespołów
• Kierowanie się danymi

Mając te ramy, rozpoczęto poszukiwania technologii bazowej, która wspierałaby wszystkie te cele. "Jeśli masz podstawową warstwę technologii, która jest otwarta i może łączyć się z innymi rozwiązaniami, maksymalizujesz swoje opcje w przyszłości" - zauważył Bijzeit.

Integracja była kluczowa dla takich obszarów jak technologia zarządzania przychodami. "Musieliśmy wiedzieć, czy systemy mogą się zintegrować do poziomu, który wspierałby strategie naszych zespołów ds. przychodów i handlowych. Wymagało to spotkania z każdym zespołem funkcjonalnym w naszej organizacji, aby przed wszystkim zrozumieć ich cele."

Jedną rzeczą, która była jasna od początku, było to, jak krytyczne będzie bezpieczeństwo. "Nasze podejście do tego zależało od charakteru systemu i przetwarzanych danych, ale bardzo uważnie przyglądaliśmy się, aby zrozumieć kontrole ochrony danych i jak każde rozwiązanie zapewniało bezpieczeństwo". Obejmowało to zrozumienie możliwości wewnętrznych Centrów Operacji Bezpieczeństwa (SOC) i Centrów Operacji Sieciowych (NOC) oraz jakie wsparcie było dostępne.

Ogólnie rzecz biorąc, Sircle Collection potrzebowało znaleźć odpowiedniego partnera, który pozwoliłby im na wprowadzanie innowacji. "Widziałem, że niewłaściwi dostawcy technologii mogą faktycznie spowalniać innowacje. Chcieliśmy znaleźć partnerów, którzy będą z nami współpracować, aby zbudować marzenie, które mieliśmy o zrównoważeniu ludzkich interakcji i technologii. Wymagało to dopasowania kulturowego w takim samym stopniu jak dopasowania produktowego."

Dlaczego Sircle Collection wybrał Shiji Group

Po przejrzeniu wszystkich dostępnych opcji i poznaniu zespołów stojących za każdym dostawcą technologii, Sircle Collection wybrał Shiji's Enterprise Platform jako warstwę bazową dla swojego zestawu technologicznego. 

Dla zespołów w Sircle Collection, połączenie możliwości technicznych i dopasowania kulturowego wyróżniało się. "Nie widziałem innych firm z taką wizją innowacji, współpracy i wspólnego rozwoju, jaką miała Shiji. Jesteśmy ambitni i czuliśmy tę samą ambicję Shiji Group do wzrostu. Nie tylko wzrost dla samego wzrostu, ale budowanie infrastruktury, aby w sposób zrównoważony dostarczać prawdziwe zmiany. Nazywają to kulturą "patrz, słuchaj, ucz się", w której naprawdę chcą zrozumieć, jakie są nasze problemy i jak mogą z nami współpracować, aby je rozwiązać. To brzmi łatwiej niż jest w rzeczywistości i wymaga czasu, ale widzieliśmy to w naszym partnerstwie z nimi od samego początku."

Łączność była kluczowym czynnikiem stojącym za decyzją. "Platforma Shiji jest w pełni API-first i już udowodniła, że umożliwia wspaniałe połączenia dla płatności, dystrybucji i innych części naszego biznesu". Architektura mikroserwisów jest kluczową częścią umożliwienia integracji i łączności. "Myślę, że jest to naprawdę mądry wybór ze strony Shiji i już okazał się dla nas skuteczny. Ułatwia nam to integrację innych produktów z platformą i zwiększa wydajność."

Ekosystem produktów oferowanych przez firmę był przekonujący. "Odkryliśmy, że rozwiązania Shiji są dla nas w wielu przypadkach najlepszymi produktami, jak na przykład ich oferta Infrasys dla punktów sprzedaży żywności i napojów. A jeśli potrzebujemy alternatywnego rozwiązania, jesteśmy w stanie łatwo zintegrować się z innymi partnerami technologicznymi. Ale wszystko wraca do posiadania podstawowej warstwy technologii, aby zapewnić tę opcjonalność, i to właśnie robi dla nas Shiji Enterprise Platform."

Możliwości Shiji w zakresie bezpieczeństwa wyróżniały się dla zespołu Sircle Collection podczas ich przeglądu. "Dowiedzieliśmy się wiele o kulturze, strategii i wdrożeniu, które zapewnia bezpieczeństwo i ochronę danych. Sposób, w jaki współpracują z partnerami takimi jak AWS, zapewnia bezpieczeństwo klasy korporacyjnej. Mają również wewnętrzne centra bezpieczeństwa i operacji sieciowych, co oznacza, że możemy być pewni, że jest ktoś, kto opiekuje się naszymi danymi 24/7. To dla nas naprawdę ważne".

Solidne kontrole prywatności dodały kolejną warstwę ochrony. "Widzieliśmy mechanizmy, których używali wokół przetwarzania danych i transgranicznego zarządzania danymi, które są ważne dla przepływów pracy na przykład dla marketingu. Wiąże się to z koniecznością uwzględnienia wszystkich punktów kontaktu z naszymi gośćmi, w tym zameldowania online i kiosków - a nie tylko dodania pola wyboru w formularzu. Byliśmy w stanie scentralizować wszystkie te dane w bezpieczny sposób, aby zapewnić doskonałe doświadczenie i zdolność do angażowania się i obsługi naszych gości."

"Wybraliśmy Shiji nie tylko ze względu na ich skalowalność i łatwość utrzymania, ale fakt, że hostowali na Amazon Web Services (AWS) w wielu centrach danych, który zapewnił infrastrukturę i bezpieczeństwo, którego potrzebowaliśmy."

Zasoby, które Shiji inwestuje w swoją platformę, dają pewność, że może ją wykonać. "Jeśli spojrzysz na infrastrukturę, która została tam zbudowana i jak to zrobili z AWS, to jasne jest, że mają zdolność do dalszego przyspieszania wzrostu i innowacji idącej do przodu. Stworzyli coś, czego nigdy nie bylibyśmy w stanie stworzyć we własnym zakresie, a co pozwala nam działać jako światowej klasy marka hotelarska."

Aktywacja jako szansa

Po podjęciu decyzji o współpracy z Shiji, Sircle Collection postrzegało proces onboardingu i wdrożenia jako szansę. 

"Standaryzacja była dla nas bardzo ważna i chcieliśmy wykorzystać ten moment, aby zacząć od czystego systemu i ustalić standardy, jak będziemy działać w dłuższej perspektywie," wspomina Wietse Bijzeit. "Shiji poprowadziło nas przez cały proces, pomagając nam upewnić się, że w pełni rozumiemy jakie konfiguracje i ustawienia muszą być wprowadzone. Zrozumienie takich rzeczy jak konfiguracje podatkowe było bardzo pomocne w upewnieniu się, że nie popełnimy żadnych błędów, które mogłyby nas później ograniczyć. To był bardzo dobrze przeprowadzony proces, w którym uczyliśmy się od siebie nawzajem i zapewniliśmy, że nasz proces standaryzacji danych był udany, a pierwsze uruchomienie zakończyło się sukcesem. Od początku i przez cały okres wdrażania, naprawdę czuło się, że Sircle Collection i Shiji działały jako jeden zespół, aby nasze hotele mogły funkcjonować i wykorzystywać zdobyte doświadczenia w celu poprawy naszych procesów w przyszłości. To było prawdziwe partnerstwo."

Korzyści płynące z zastosowania platformy Shiji dla grup i przedsiębiorstw

Obecnie Sircle Collection jest na dobrej drodze, aby wszystkie hotele zostały zunifikowane na jednej, zintegrowanej platformie do końca roku. "Jestem naprawdę dumny z tego, jak nasze zespoły i zespoły Shiji pracowały razem, aby stało się to na Shiji Enterprise Platform".

Sircle Collection już dostrzega korzyści płynące z działania na jednej platformie opartej na chmurze, a Bijzeit podzielił się anegdotą dotyczącą elastyczności personelu jako przykładem. "Nasze zespoły w Amsterdamie są w stanie łatwo przemieszczać się do woli pomiędzy hotelami w tym mieście, ponieważ wszystkie technologie i przepływy pracy są takie same".

Automatyzacja już zaczyna przynosić także korzyści. "Powiedziałbym, że jak dotąd wykorzystujemy około 10% możliwości, ale jestem naprawdę dumny z wpływu, jaki wywarło to na nasze zespoły i wyniki firmy. Wspaniałą rzeczą jest to, że przed nami jest tak duży potencjał. Przygotowaliśmy się na kolejną fazę udoskonalonych operacji i integracji, które pozwolą na lepszą sprzedaż i wielokanałową komunikację z gośćmi. To jest dla nas naprawdę ekscytujące".

Przygotowani na to, co przed nami

Idąc naprzód, Sircle Collection jest podekscytowany wdrażaniem rozwiązań, które stworzą zrównoważony, długoterminowy efekt dźwigni dla firmy. 

"Ze względu na wybory, których dokonaliśmy z Shiji Group, będziemy mogli naprawdę spojrzeć na sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe i technologię głosową - nie jako modne słowa, ale jako rzeczywiste możliwości dla wydajności i zróżnicowania. Jesteśmy w stanie wprowadzać innowacje w sposób, w jaki inne firmy nie mogą, dzięki infrastrukturze i partnerstwu, które mamy z Shiji Group.”

‍